- Een warm welkom per email is een goede start van je klantrelatie.
- Welkomstmails zijn de best gelezen marketingmails.
- Het versturen van de welkomstmail op het juiste moment laat een goede indruk achter
Fantastisch! Een prospect heeft jouw offerte geaccepteerd. Er is behoorlijk wat werk in gaan zitten. Een kennismaking op locatie, goed in kaart brengen hoe je jouw potentiële klant optimaal kunt helpen, een inventarisatie van de opdracht, het uitwerken van je offerte en ten slotte nog opsturen en nabellen.
Wanneer de eerste offerte van een nieuwe klant akkoord is en zij nog midden in de flow zitten van het aanvaarden van je offerte, wil je je klant natuurlijk graag bedanken voor de opdracht en welkom heten als nieuwe klant.
CRM voor je klantrelaties
Veel organisaties gebruiken voor klantbeheer en het maken van offertes een CRM pakket. CRM staat voor Customer Relationship Management en de naam zegt het al: je onderhoudt er klantrelaties mee. Zelf gebruiken wij Teamleader. Met Teamleader is het onderhouden van klantrelaties en het registreren van (potentiële) opdrachten een fluitje van een cent. En je kunt er dus eenvoudig offertes mee maken. Klanten kunnen deze online bekijken en met één druk op de knop akkoord geven.
De eerste offerte akkoord? Een goed moment voor actie.
Teamleader – en de meeste andere CRM pakketten – hebben een zogeheten API. API staat voor ‘Application Programming Interface’. Het is een mechanisme om softwarepakketten met elkaar te laten communiceren. Met een API kun je eenvoudig gegevens uit software halen. In het geval van Teamleader kun je bijvoorbeeld de status van offertes uitlezen, en hier acties aan verbinden. Als je klant online akkoord gaat met je offerte stuur je dus helemaal automatisch die eerste welkomstmail!
Verbinden met een API
Er zijn veel softwarepakketten op de markt waarmee je kunt verbinden met een API. Een veelgebruikte applicatie is bijvoorbeeld Zapier. Een ander veelgebruikt pakket is Microsoft Power Automate. Met deze tools kun je veel taken automatiseren.
Stel direct de juiste documenten op!
Misschien werk je vaak met vertrouwelijke gegevens, of heb je te maken met eisen vanuit de privacywetgeving AVG? Als je een koppeling maakt met je CRM kun je helemaal automatisch controleren of je bijvoorbeeld al een geheimhoudingsverklaring of een verwerkersovereenkomst hebt gesloten met je klant. Als dat nog niet het geval is, kun je geautomatiseerd de juiste documenten volledig invullen. De juiste gegevens voor je overeenkomst, zoals een Bedrijfsnaam, KVK nummer en adres worden dan uit je CRM gehaald en in het Word document geplaatst.
Dit soort flows zijn mogelijk voor alle soorten ondernemingen en alle soorten documenten. Hiermee voorkom je veel eentonig handwerk.
Een warm welkom en direct je zaken goed op orde
Als je deze zaken met elkaar combineert, heb je een goede welkomstflow. Een mail voor een warm welkom en een mail om de juridische kant van je dienstverlening gelijk op orde te hebben.
Je klant voelt zich gewaardeerd, je hebt je klant op de hoogte gebracht van alle belangrijke zaken en je laat vanaf dag 1 een professionele indruk achter. Een goede start voor een lange klantrelatie!
Soluwise helpt je graag
Zou je deze welkomstflow voor jouw organisatie ook helemaal goed willen regelen, maar vind je dit wel erg technisch? Wij helpen je graag. Je kunt ons bellen op 026-2020212 of neem via onderstaande formulier contact met ons op.