• Veel organisaties werken met standaardovereenkomsten
• Het handmatig opstellen/invullen van overeenkomsten en opsturen is foutgevoelig
• Handmatige werkzaamheden worden regelmatig niet uitgevoerd of vergeten
• Door dit te automatiseren voorkom je fouten en breng je je overeenkomsten op orde

Ben jij ook steeds aan het hannesen met Word documenten, die je vervolgens afdrukt, ondertekent, inscant en aan je klant mailt? Dan is deze blog voor jou!

Het probleem

Het is vaak een heel gedoe: de klantgegevens opzoeken, overnemen in de overeenkomst, controleren of er speciale afspraken zijn en die overnemen in de overeenkomst. Als je alles hebt ingevuld wil je het document ondertekenen en opsturen aan de tegenpartij. De tegenpartij moet het document vervolgens ook printen, tekenen en weer scannen. Het eindresultaat is dat je 3 reminders hebt moeten sturen en daarna eindelijk een slecht leesbare kopie van de overeenkomst in je mailbox hebt zitten.

Het kan allemaal een stuk eenvoudiger

Vaak is er al een systeem (CRM, ERP) waar de klantgegevens in staan. Deze systemen zijn bijna altijd geautomatiseerd uit te lezen door middel van een API. Als je aan je CRM extra velden toevoegt, kunnen die gebruikt worden voor het automatisch aanmaken van overeenkomsten. Dit kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

De gegevens overnemen

Met behulp van andere tools zoals bijvoorbeeld Microsoft Power Automate kunnen deze velden worden uitgelezen en gebruikt worden in een Word Template. Hiervoor kun je de optie voor ‘Besturingselementen’ gebruiken. Dit ziet er zo uit:

Opsturen en automatisch herinneren.

Er zijn veel diensten die je kunt gebruiken om de overeenkomsten automatisch op te sturen voor het verkrijgen van een handtekening. Signrequest is een voordelige dienst (op het moment van schrijven van deze blog 9 euro per maand).

Door middel van Microsoft Power Automate is het eenvoudig mogelijk om het Word document te vullen als template, en vervolgens als PDF te versturen naar Signrequest. Dit ziet er ongeveer zo uit:

Uitlezen van de getekende overeenkomsten

Het is ook mogelijk om een iets duurder abonnement af te sluiten bij SignRequest. Hiermee krijg je de mogelijkheid en de getekende overeenkomsten weer op te vragen. Dit kun je gebruiken om ze bijvoorbeeld automatisch in Sharepoint te plaatsen of te uploaden daar een Contract Management Systeem.

Jouw overeenkomsten automatiseren?

Wil je jouw overeenkomsten ook automatiseren maar heb je er eigenlijk helemaal geen tijd voor? Wij doen het graag voor je! Als je onderstaande formulier invult nemen we contact met je op en worden straks al jouw overeenkomsten automatisch verstuurd.